De zomer is voorbij. Voor veel ondernemers is dit het moment om de administratie door te nemen en openstaande facturen aan te pakken. Tijdens de vakantieperiode lopen betalingsachterstanden vaak op: klanten zijn afwezig, de administratie ligt stil en herinneringen blijven onbeantwoord.

September is traditioneel de maand waarin incassozaken toenemen. Het is het juiste moment om uw debiteurenlijst kritisch te bekijken en actie te ondernemen bij facturen die al te lang openstaan.

Stap 1: inventariseer. Maak een overzicht van alle openstaande vorderingen. Sorteer op ouderdom. Facturen die langer dan 30 dagen openstaan verdienen directe aandacht.

Stap 2: stuur een herinnering. Neem telefonisch of per e-mail contact op met de debiteur. Vaak is een persoonlijk bericht effectiever dan een geautomatiseerde herinnering.

Stap 3: stuur een 14-dagenbrief. Als de herinnering geen effect heeft, stuurt u een 14-dagenbrief (WIK-brief). Hiermee informeert u de debiteur dat bij uitblijven van betaling incassokosten in rekening worden gebracht. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen minimaal EUR 40 en worden berekend volgens de BIK-staffel: 15% over de eerste EUR 2.500, aflopend naar 0,5% boven EUR 200.000.

Stap 4: schakel een deurwaarder in. Betaalt de debiteur na de 14-dagenbrief nog steeds niet? Dan is het tijd om een gerechtsdeurwaarder in te schakelen. Hoe langer u wacht, hoe kleiner de kans op betaling.

Veel ondernemers weten niet dat vorderingen kunnen verjaren. De standaard verjaringstermijn voor facturen bedraagt vijf jaar (artikel 3:307 BW). Na die termijn kunt u de vordering niet meer juridisch afdwingen.

Verjaring kunt u stuiten door een schriftelijke aanmaning te sturen of door een gerechtelijke procedure te starten. Heeft u facturen uit 2021 die nog openstaan? Dan is het zaak om nog dit jaar actie te ondernemen.

Dien uw vordering in en wij nemen uw zaak doorgaans dezelfde werkdag in behandeling.